Welkom in de sukkelstaat

De ICT bij de belastingdienst verknalde zevenhonderdduizend aangiftes. Daarmee is de discussie over falende ICT bij de overheid gelijk weer voorpaginanieuws. En uiteraard klinkt dan de roep om snelle maatregelen. Echter, dit is iets dat niet met wat eenvoudige, vlotte ingrepen kan veranderen. Het eerste evaluatierapport van de rekenkamer kwam eind 2007 al met een aantal stevige conclusies (zie kader onderaan). Er ontbreken echter nog een paar zaken aan die extra duidelijk kunnen maken waarom het wel even duurt voor alles beter gaat.

De jaarlijkse begrotingscyclus
Vrijwel de gehele overheid werkt met begrotingen voor één jaar. En op alle niveaus wordt men gestuurd op het halen van deze begrotingen. Het exact uitgeven wat begroot was, is belangrijker dan het resultaat. Iedereen heeft wel eens de voorbeelden gehoord waarbij de overheid laat in het jaar plotseling nog wat zaken aanschaft omdat anders de begroting niet gehaald wordt. Enerzijds is men bang dat men anders het volgende jaar minder krijgt, anderzijds wil men niet zichtbaar hebben dat men slecht kan begroten.
Maar dit heeft op ICT project soms een funest effect. Veel ICT projecten lopen over meerdere jaren. Het is al lastig om in te schatten wat een project in zijn geheel gaat kosten. Het is net zo lastig om dan ook nog eens in te schatten wat een project in een specifiek jaar gaat kosten. Maar als de schatting gemaakt is, wordt er wel op gestuurd. Dit levert soms vreemde beslissingen op.
Projecten die hun jaarbudget niet opmaken bijvoorbeeld door een vertraging, krijgen dat stuk van het niet gebruikte budget in het daarop volgende jaar niet altijd terug. Uiteindelijk moeten ze het dus met minder doen of hard knokken voor “extra” geld.
Maar het kan ook als gevolg hebben dat een project aan het eind van het jaar tijdelijk wordt stilgelegd. Het geld voor dat jaar is op en de verantwoordelijk budgetambtenaar wil niet dat juist in zijn onderdeel er een tekort is. Het gevolg is echter wel dat projecten soms na twee maanden moeten doorstarten. Mensen die goed in het project zaten, zijn soms niet meer beschikbaar. En er gaat sowieso tijd en geld verloren met het weer op gang brengen van het geheel.
Het komt zelfs voor dat een project in zijn geheel niet de eindstreep haalt omdat het niet binnen de begroting is gebleven. Maar daarmee is het probleem nog niet uit de wereld dat het project had moeten oplossen. Vaak na een jaar, soms twee, discussiëren komt er dan weer een nieuw project dat precies hetzelfde gaat doen. Misschien met wat nieuwe technologie en wat uitgebreidere specificaties, maar in essentie hetzelfde. Het reeds geïnvesteerde geld is daarmee uit het raam gegooid.
De begrotingsdiscipline van de kabinetten van de laatste 20 jaar heeft ervoor gezorgd dat alle ambtenaren niets anders kunnen dan binnen de grenzen te blijven, ook al betekent dat dat er in latere jaren extra geld nodig is om zaken te compenseren.