In het ‘open’ kantoor kan niemand zich verstoppen

Carla werkte op een middelgroot kantoor. Ze vond haar werk leuk, maar aan één ding kon ze moeilijk wennen: ze voelde zich voortdurend bekeken. Vreemd was dat niet, want haar werkplek bevond zich in één grote ruimte waarin tientallen collega’s zaten. Als ze geconcentreerd wilde werken, verkaste ze soms naar een van de stilteruimtes. Maar ook daar was ze niet veilig voor de nieuwsgierige blikken van voorbijgangers. Alle wanden waren gemaakt van glas.

Op een dag zei het afdelingshoofd tegen Carla: “We moeten praten.” Samen liepen ze zijn kantoor binnen. Net als de stilteruimtes had het iets weg van een reusachtig aquarium. Iedereen die langsliep kon zien wat zich binnen deze glazen kubus afspeelde. Het afdelingshoofd gebaarde haar te gaan zitten. Hij zuchtte nog eens diep en zei toen: “Het spijt me, maar je contract loopt af. Je bent ontslagen.” Carla barstte in tranen uit. En de hele afdeling keek mee.

Parasol naast je bureau

Carla’s verhaal is niet uniek. Als schrijver van een boek en een handvol artikelen over het ‘open’ kantoor heb ik zo’n beetje alle klachten over dit type werkplek voorbij zien komen. Meestal gaan ze over luidruchtige collega’s, ongewenste geuren en te warm of te koud afgestelde verwarmingen. Maar ook de klacht “ik voel me bekeken” scoort hoog, vooral onder vrouwen en medewerkers met taken die wat minder routineus zijn en veel denkwerk en creativiteit vereisen.

Soms willen mensen dus uit het zicht van anderen werken, maar privacy ontbreekt meestal op het hedendaagse kantoor. Mensen bedenken allerlei trucs om hiermee om te gaan. Ze gaan bijvoorbeeld in een hoek van de ruimte zitten, waardoor ze het overzicht houden en tegelijk zelf het minst in de kijker zitten. Toen ik laatst door een gloednieuw kantoor wandelde, zag ik dat medewerkers – ondanks een uitdrukkelijk verbod van het management – de glazen deuren en wanden van hun kantoortjes hadden volgeplakt met posters. Eén wanhopige kantoorbewoner vertelde me ooit dat zij een parasol naast haar bureau had gezet om pottenkijkers van de bovengelegen vide te weren.

Alles voor de ‘transparantie’

Als mensen de behoefte hebben om zich van hun omgeving te kunnen afsluiten, waarom hebben managers en architecten dan de oorlog verklaard aan muren?

Geld speelt zeker een rol: in een muurloos kantoor kun je een maximaal aantal werknemers kwijt op een minimaal aantal vierkante meters. Maar misschien belangrijker nog is een grenzeloos geloof in de positieve effecten van ‘transparantie’. “Er trekt een militante vorm van doorzichtigheid door onze samenleving, we menen recht te hebben om alles te weten, alles te zien, alles te horen”, zei Denker des Vaderlands René ten Bos onlangs in een interview. Op kantoor is dat niet anders. Zonder muren zouden werknemers makkelijker met elkaar communiceren en informatie zou zich zo sneller door de organisatie verspreiden. Bovendien is een zichtbare medewerker eenvoudig te controleren. Je weet immers nooit helemaal zeker wat iemand achter gesloten deuren uitspookt.

Niemand mag zich dus nog verstoppen. Toch doen organisaties hun medewerkers én zichzelf daarmee tekort. Over het gebrek aan privacy op kantoor en wat dat doet met de productiviteit en communicatie zijn al vele studies verschenen. Keer op keer luidt de conclusie dat mensen niet beter gaan samenwerken wanneer je ze hun privacy ontneemt. Integendeel. Recent nog vergeleken onderzoekers van de Harvard-universiteit het gedrag van een groep werknemers vóór en na de verhuizing naar een ‘open’ kantoor. Wat bleek? De werknemers besteedden in hun nieuwe werkomgeving 72 procent minder tijd aan persoonlijke gesprekken. Wel gingen ze meer mailen en chatten. Maar dat deden ze niet met iedereen, ze communiceerden met sommige teamgenoten gewoon minder. Anders gezegd: door elkaar in real life te negeren, probeerden medewerkers de privacy te herwinnen die ze bij de verhuizing naar het muurloze kantoor hadden moeten opgeven.

Toneelstukjes schaden productiviteit

‘Transparantie’ is evenmin een garantie voor productiviteit. Als we ons bekeken voelen, doen we vooral ons best om niet uit de toon te vallen. We wekken dan graag de indruk dat we hard werken, maar dat betekent niet per se dat we ook de beste resultaten leveren. Soms schaadt zo’n toneelstukje onze productiviteit juist.

Een voorbeeld. Je moet een belangrijk rapport schrijven en je hebt de beschikking over een werkplek met privacy. Misschien maak je tijdens het tikken de bovenste knoopjes van je hemd los, je legt je voeten op tafel, je denkt hardop na en je kijkt af en toe door het raam naar buiten om je gedachten de vrije loop te laten. Allemaal dingen die je helpen om tot een goede rapportage te komen. Stel dat je een maand later weer een rapport moet schrijven, maar dit keer zonder privacy. Je zit nu in een ruimte met tien collega’s. Zou je dan precies hetzelfde doen? Waarschijnlijk niet. Afhankelijk van de setting schakelen we namelijk tussen wat sociologen front stage behaviour en back stage behaviour noemen. Waarschijnlijk blijf je dit keer stilletjes op je plek zitten en kijk je strak naar je scherm, ook al leidt dat niet per se tot het beste resultaat.

Keuzevrijheid

Organisaties doen er dus goed aan om klachten over het gebrek aan privacy serieus te nemen. Niet ‘zichtbaarheid’ maar ‘productiviteit’ zou de leidraad moeten zijn bij de inrichting van het kantoor en het opstellen van het personeelsbeleid. Soms is het nuttig dat collega’s elkaar ontmoeten en met elkaar overleggen. En op andere tijdstippen werkt het beter om in privacy te werken. Geef medewerkers daarom zelf zoveel mogelijk de keuze waar ze werken, of dat nu thuis, in een beschut kantoortje of in het gezelschap van anderen is.

Voor de medewerkers die deze keuze (nog) niet hebben en veroordeeld zijn tot lange dagen in het ‘open’ kantoor heb ik tot slot een tip. Print dit artikel in A0-formaat uit en plak het op de dichtstbijzijnde glazen wand. Misschien steekt je baas er iets van op. En zo niet, dan scheelt het in elk geval een heel stuk inkijk.

Pieter Offermans is blogger, schrijver en communicatiemedewerker. Op zijn website pieteroffermans.nl en voor het online magazine STRESSED OUT schrijft hij regelmatig over het leed dat kantoortuin heet.